====== Systemli Cloud als Gruppe nutzen ======

===== Kollektive =====

In unserer Cloud findet ihr die Kollektive-App (versteckt sich hinter dem Stern mit »C« oben im App-Menü). Diese App will aktivistische und zivilgesellschaftliche Gruppen bei der Organisierung unterstützen.

In Kollektiven könnt ihr gemeinsam an Dokumenten arbeiten, diese untereinander verlinken und euch Vorlagen für Unterseiten erstellen - etwa eine Vorlage für Plenumsprotokolle oder für Aktionsreflexionen.

Letztlich bietet die Kollektive-App alle Grundfunktionen eines Wikis (inklusive Volltextsuche und Rückverweisen) mit einer modernen Oberfläche und eben kollaborativ nutzbar - gemeinsames Arbeiten an einem Textdokument, wie etwa von Pads bekannt.

Außerdem vereinfacht die Kollektive-App die Nutzer:innen-Verwaltung. Alle Admins des Kollektivs können in der Kollektive-App die Mitglieder verwalten und weitere Benutzer:innen hinzufügen oder alte löschen.

Die (englischsprachige) Dokumentation der App findet ihr [[https://nextcloud.github.io/collectives/|hier]].

===== Account-Verwaltung =====

Wenn ihr die Cloud als Gruppe nutzen wollt, stellt sich das Problem, welchem User die gemeinsam genutzten Daten (Dokumente, Kalender, Deck-Boards, ...) gehören. Deshalb empfehlen wir für Gruppen die Nutzung von Teams:

  * Jedes Mitglied eurer Gruppe benötigt einen persönlichen systemli-Account.
  * Legt euch zusätzlich einen Gruppen-Admin-Account zu, der von mehreren Personen verwaltet wird.
  * Erstellt mit dem Admin-Account ein Kollektiv (siehe oben) für die Gruppe. Darin unter "Mitglieder verwalten (im Drei-Punkte-Menü der Startseite des Kollektivs) fügt ihr alle persönlichen Accounts hinzu. Gebt gerne allen oder einzelnen Accounts Admin-Rechte.
  * Wenn ihr weitere Funktionen der Cloud verwenden wollt (Ordner für eure Dokumente, Kalender, Nextcloud Talk Unterhaltungen, ...), dann legt diese ebenfalls mit dem Admin-Account an.
  * Teilt die zusätzlich angelegten Ressourcen mit dem Kreis/Team, dass den Namen eures angelegten Kollektivs hat. So haben automatisch alle, die dem Kollektiv angehören, Zugriff auf die anderen gemeinsamen Ressourcen.
    * Falls ihr mal keinen Zugriff auf den Gruppen-Account haben solltet, gibt es auch die Möglichkeit die "Ownership" einer von eurem persönlichen Account angelegten Datei zum Gruppen-Account zu übertragen. Nextcloud bietet dafür eine eigene [[https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/en/files/transfer_ownership.html|Anleitung]]
    * Der Transfer muss allerdings per Default erst vom Gruppen-Account bestätigt werden, bevor er in Kraft tritt.
    * Erfahrungsgemäß kann das auch ein paar Minuten dauern, bis der Gruppen-Account die entsprechende Benachrichtigung bekommt. Es kann also sein, dass ihr etwas abwarten müsst.

So könnt ihr später ganz einfach Personen zu eurem Kreis hinzufügen/entfernen. Ihr müsst nicht bei jeder neuen Person sämtliche Elemente neu teilen. Außerdem könnt ihr die Verwaltung des Admin-Accounts einfach weiterreichen und es ist kein Problem, wenn die ursprünglichen Admins inaktiv werden.

<note>
Gut zu wissen: systemli-Accounts sind in der Cloud erst sichtbar, nachdem sich der Account einmal unter https://cloud.systemli.org eingeloggt hat. Erst dann könnt ihr den Account zu einem Kreis hinzufügen.
</note>

<note warning>
Wichtig: systemli-Accounts [[:faq|werden zwei Jahre nach dem letzten Login gelöscht]]. Wenn ihr einen Account lediglich zur Verwaltung der Kreise und geteilten Objekte verwendet, müsst ihr entweder sicherstellen, euch einmal in zwei Jahren einzuloggen oder [[howto:mail:forward|im Webmail eine Weiterleitung auf ein anderes Mail-Postfach einrichten]], das regelmäßig gelesen wird.
</note>