Systemli Cloud als Gruppe nutzen

In unserer Cloud findet ihr die Kollektive-App (versteckt sich hinter dem Stern mit »C« oben im App-Menü). Diese App ist zur Unterstützung von aktivistischen und zivilgesellschaftlichen Gruppen gedacht.

In Kollektiven könnt ihr euer gemeinsames Wissen in einer Unterseiten-Struktur ablegen. Jede Seite kann gemeinsam und gleichzeitig bearbeitet werden, so können etwa Protokolle gemeinschaftlich geschrieben werden. Mit Hilfe von Vorlagen kann neuen Unterseiten eine Grundstruktur vorgegeben werden, etwa für Plenumsprotokolle oder für Aktionsreflexionen.

Die Kollektive-App bietet die Grundfunktionen eines Wikis (inklusive Volltextsuche und Rückverweisen) mit einer modernen Oberfläche und eben kollaborativ nutzbar - gemeinsames Arbeiten an einem Textdokument, wie von Pads bekannt.

Außerdem vereinfacht die Kollektive-App die Nutzer:innen-Verwaltung. Alle Admins des Kollektivs können in der Kollektive-App die Mitglieder verwalten und weitere Benutzer:innen hinzufügen oder alte löschen.

Die (englischsprachige) Dokumentation der App findet ihr hier.

Wenn ihr die Cloud als Gruppe nutzen wollt, stellt sich das Problem, welchem Account die gemeinsam genutzten Ressourcen (Dokumente, Kalender, Deck-Boards, …) gehören. Deshalb empfehlen wir für Gruppen die Nutzung von Kollektiven und Teams:

1. Jedes Mitglied eurer Gruppe sollte einen persönlichen systemli-Account haben.
2. Legt euch zusätzlich einen Gruppen-Admin-Account zu, der von mehreren gemeinsam Personen verwaltet wird.
3. Erstellt mit dem Admin-Account ein Kollektiv (siehe oben) für die Gruppe. Darin unter „Mitglieder verwalten (im Drei-Punkte-Menü der Startseite des Kollektivs) fügt ihr alle persönlichen Accounts hinzu. Gebt gerne allen oder einzelnen Accounts Admin-Rechte.

Das Kollektiv erstellt automatisch ein „Team“ in der Cloud mit dem gleichen Namen, den das Kollektiv hat. Mit diesem Team könnt ihr dann ganz einfach weitere Dinge in der Cloud teilen, etwa einen Ordner unter Dateien, einen gemeinsamen Kalender, ein geteiltes Deck-Board, etc..

Diese zusätzlichen Ressourcen solltet ihr ebenfalls mit dem Gruppen-Admin-Account teilen, damit sie nicht an einen persönlichen Account geknüpft sind. Über die „Freigabe“- bzw. „Teilen“-Funktion könnt ihr Ressourcen wie etwa Ordner, Kalender oder Deck-Boards mit dem Team teilen, das den selben Namen wie das von euch erstelle Kollektiv hat. Damit haben alle Mitglieder des Kollektivs/Teams automatisch Zugriff auf die geteilte Ressource.

So könnt ihr jederzeit Personen zu eurem Kollektiv hinzufügen/entfernen und gebt/entzieht den neuen Accounts damit automatisch Zugriff auf all die anderen mit der Gruppe geteilten Ressourcen.

Ein Gruppen-Admin-Account hat außerdem den Vorteil, dass die Verwaltung des Admin-Accounts einfach weitergereicht werden kann, wenn die ursprünglichen Admins sich aus der aktiven Arbeit zurückziehen.

Wenn ihr Dateien von einem Account an einen anderen übertragen wollt, etwa weil ihr schon bestehende Dateien aus einem persönlichen Account an den Gruppen-Admin-Account übertragen wollt, könnt ihr das mittels Übertragung der „Eigentümerschaft“ (Ownership) tun. Nextcloud bietet dafür eine eigene Anleitung.

• Der Transfer muss erst vom Ziel-Account bestätigt werden, bevor er in Kraft tritt.
• Erfahrungsgemäß kann es ein paar Minuten dauern, bis der Ziel-Account die entsprechende Benachrichtigung bekommt. Es kann also sein, dass ihr etwas abwarten müsst.