Systemli Cloud als Gruppe nutzen

Kollektive

In unserer Cloud findet ihr die Kollektive-App (versteckt sich hinter dem Stern mit »C« oben im App-Menü). Diese App will aktivistische und zivilgesellschaftliche Gruppen bei der Organisierung unterstützen.

In Kollektiven könnt ihr gemeinsam an Dokumenten arbeiten, diese untereinander verlinken und euch Vorlagen für Unterseiten erstellen - etwa eine Vorlage für Plenumsprotokolle oder für Aktionsreflexionen.

Letztlich bietet die Kollektive-App alle Grundfunktionen eines Wikis (inklusive Volltextsuche und Rückverweisen) mit einer modernen Oberfläche und eben kollaborativ nutzbar - gemeinsames Arbeiten an einem Textdokument, wie etwa von Pads bekannt.

Außerdem vereinfacht die Kollektive-App die Nutzer:innen-Verwaltung. Alle Admins des Kollektivs können in der Kollektive-App die Mitglieder verwalten und weitere Benutzer:innen hinzufügen oder alte löschen.

Die (englischsprachige) Dokumentation der App findet ihr hier.

Account-Verwaltung

Wenn ihr die Cloud als Gruppe nutzen wollt, stellt sich das Problem, welchem User die gemeinsam genutzten Daten (Dokumente, Kalender, Deck-Boards, …) gehören. Deshalb empfehlen wir für Gruppen die Nutzung von Teams:

Jedes Mitglied eurer Gruppe benötigt einen persönlichen systemli-Account.
Legt euch zusätzlich einen Gruppen-Admin-Account zu, der von mehreren Personen verwaltet wird.
Erstellt mit dem Admin-Account ein Kollektiv (siehe oben) für die Gruppe. Darin unter „Mitglieder verwalten (im Drei-Punkte-Menü der Startseite des Kollektivs) fügt ihr alle persönlichen Accounts hinzu. Gebt gerne allen oder einzelnen Accounts Admin-Rechte.
Wenn ihr weitere Funktionen der Cloud verwenden wollt (Ordner für eure Dokumente, Kalender, Nextcloud Talk Unterhaltungen, …), dann legt diese ebenfalls mit dem Admin-Account an.
Teilt die zusätzlich angelegten Ressourcen mit dem Kreis/Team, dass den Namen eures angelegten Kollektivs hat. So haben automatisch alle, die dem Kollektiv angehören, Zugriff auf die anderen gemeinsamen Ressourcen.

So könnt ihr später ganz einfach Personen zu eurem Kreis hinzufügen/entfernen. Ihr müsst nicht bei jeder neuen Person sämtliche Elemente neu teilen. Außerdem könnt ihr die Verwaltung des Admin-Accounts einfach weiterreichen und es ist kein Problem, wenn die ursprünglichen Admins inaktiv werden.

Gut zu wissen: systemli-Accounts sind in der Cloud erst sichtbar, nachdem sich der Account einmal unter https://cloud.systemli.org eingeloggt hat. Erst dann könnt ihr den Account zu einem Kreis hinzufügen.

Wichtig: systemli-Accounts werden zwei Jahre nach dem letzten Login gelöscht. Wenn ihr einen Account lediglich zur Verwaltung der Kreise und geteilten Objekte verwendet, müsst ihr entweder sicherstellen, euch einmal in zwei Jahren einzuloggen oder im Webmail eine Weiterleitung auf ein anderes Mail-Postfach einrichten, das regelmäßig gelesen wird.